Tvarkykite savo laiką - ekspertų patarimai

Mes jums papasakosime apie labiausiai naudingas kalendoriaus darbo įrankius, aprašytus "Energetikos šaltinio" autoriaus Daniel Browne.

Pareto principas teigia, kad darbasužpildykite visą jam skirtą laiką. Kalendorius yra jūsų laiko planavimo įrankis, leidžiantis jums efektyviai susidoroti su bet kokiu verslu ar projektu, kuriame dirbate. Neplanuotą laiką, greičiausiai, bus užimtas darbas. Kad galėtumėte naudoti savo kalendorių, naudokite šias taisykles:

1. Kalendorius turėtų atspindėti tikrą vaizdą, kaip jūs ketinate panaudoti savo laiką.

Turėtumėte planuoti viską, kas tau svarbu, ir tai turi būti padaryta. Išimtis gali būti taikoma tik mažoms užduotims, kurias praleidžiate mažiau nei penkiolika minučių.

2. Paimkite laiko, norėdami nustatyti konkrečių dienų ir savaičių planus.

Detalus planavimas padeda sutaupytiKoncentruokite į tai, ką darai konkrečiu momentu, o ne išeikite iš tvarkaraščio. Planuojant artėjančią dieną geriausia praeiti naktį, kai baigsite darbą ir suprasite, kas turėtų būti atidėtas iki rytojaus. Rengiant planą arba jį koreguojant ryte patartina tik tuo atveju, jei naktį sukursite kūrybinę idėją arba prisiminsite skubų klausimą.

3. Atsikratykite darbų sąrašų.

Rašydami viską, ką turite padaryti popieriuje, tuatleisk savo galvą, bet problema ta, kad jūsų atvejų sąraše nebus ribojamas konkretus terminas, todėl jūs nežinote, kada galėsite juos įvykdyti.

4. Naudokite įspėjimus dėl užduočių, kurios yra glaudžiai susijusios su laiku.

Jei turite ką darytitam tikru laiku įjunkite perspėjimą ar signalą, kuris jiems primena. Nepaisant to, kad įspėjimai gali padėti išlaikyti laiko prasme, tai yra geriau ne naudoti juos atvejai nėra susiję su laiku, nes jei priminimus ateis per dažnai, jūs tiesiog nustoja reaguoti į juos.

5. Suplanuokite užduočių su lanksčiais terminais sprendimą.

Paprastai tai, ko jiems nereikiaįdarbinti tam tikrą laiką, įterpti sąrašus, dažnai pamiršti apie juos arba perkelti kitą dieną. Įtraukdami juos į savo tvarkaraštį padidinsite jų sprendimo tikimybę. Paimkite juos laiko, kai greičiausiai galėsite juos išspręsti.

6. Padarykite kalendorių geriausiu draugu.

Net jei naudojate elektroninį dienoraštį sunustatyti įspėjimus, jūs turėtumėte laikas nuo laiko susipažinti su savo kalendoriumi. Tai leis jums suprasti artėjančią dieną. Jums reikia peržiūrėti kalendorių bent du kartus per dieną. Geriausiai, jei į jį žiūrite kiekvieną kartą, kai baigsite kitą dalyką. Ištrinkite užbaigtus atvejus arba pažymėkite juos spalvotais, kad įsitikintumėte, jog darbas su jais baigtas.

7. Perkelkite dideles užduotis į mažesnes ir planuokite jų sprendimą.

Dažnai dirbdami su dideliais projektais galiAtrodo, kad nereikia planuoti nieko, nes jau žinoma, ką daryti per artimiausias dienas ar savaites. Tačiau jei nesate organizuotas, tada apytikrė idėja apie tai, ką jūs darote, ir apytikslis laiko intervalas turės įtakos jūsų našumui, nes tuo atveju, kai tvarkaraštyje nėra laiko, jums bus atimta neatidėliotina nuomonė. Neįskaičiuokite takelio padės jums padalinti projektą į užduotis ir planuoti kiekvieno iš jų kalendoriuje.

8. Nepamirškite numatyti pertraukų tarp atvejų.

Pagrindinis planavimo kliuvinys -realybės stygius. Planuojant užduotis neatsižvelgdami į pertraukas ar pertraukas, būtinas perėjimui prie kito atvejo, galite rizikuoti prarasti dėmesį, išeiti iš tvarkaraščio ir susidurti su poreikiu pasivaikščioti likusį laiką. Laikui bėgant, jūs pradėsite galvoti, kad planavimas neveikia ir jūs atsisakote našumo užtikrinimo idėjos. Jei jums suteiksite poilsį, pietų pertrauką, kelionės laiką ir blaškusiuosius, gausite tikrovišką vaizdą apie tai, ką turite daryti ir kokį laiką turėsite išleisti, o tai reiškia, kad galite planuoti savo dieną efektyviau.

9. Planuoti pokalbių ir artėjančių susitikimų rengimo laiką.

Jūs turite būti pavėluotai susitiktidėl to, kad jūs nepateikėte pakankamai laiko keliui ir prikabai. Planuojant pasiruošimo laiką savo kalendoriuje, jūs atsikratysite streso, jei jums tiesiog reikia išsiaiškinti maršrutą arba surasti telefono numerį prieš išeinant, kai jums reikia skambinti klientui. Planuojant kelionės laiką, sužinokite tikslų transporto tvarkaraštį ir suteikite galimybę pertraukti puodelį kavos kelyje.

10. Nenumatytų užduočių ir aplinkybių tvarkaraštis dienos metu.

Kaip dažnai jūsų dalykai blogai elgiasi? Kasdien, kartą per savaitę? Pateikite savo tvarkaraštyje nenumatytų aplinkybių laiką ir, jei jos neatsiranda, visada galite naudoti ją atlikti kitus darbus. Analizuokite, kiek laiko per dieną eina į neplanuotus skambučius ar pertraukas, ir suplanuokite juos savo tvarkaraštyje. Labiausiai tikėtina, kad iš pradžių pervertinsite arba nepakaksite laiko, kurio jums reikia, bet su patirtimi jūsų sąmatos tikslumas padidės.

11. Plėtoti įprotį planuoti.

Kai tik turite naują užduotį, iš kartoĮdėkite jį į savo tvarkaraštį. Jei dėl kokios nors priežasties tai neįmanoma, užsirašykite pastabą į "notepad", išmanųjį telefoną, planšetinį kompiuterį ar bet kurį kitą naudojamą įrenginį. Skubus įvedimo uždaviniai grafiką, į pirmąją vietą, panaikinant būtinybę Atminkite, kad jums reikia padaryti, ir, antra, atmesti galimybės, kad jis liks neišspręsta.

Jei turite reguliariai stebėtiprašo ar organizuos susitikimus, numatys jiems kalendorinį savaitės laiką, tada tiesiog pridėkite elementus į nurodytą intervalą. Pavyzdžiui, elektroniniame kalendoriuje "Outlook" galite juos įtraukti į pastabų skyrių. Popieriaus dienoraštyje, kuriame nėra visų daiktų vietos, galite jas sudaryti kaip atskirą sąrašą, susietą su tam tikru laiko tarpu.

12. Jei norite planuoti darbą, ir visais kitais klausimais, naudokite tik vieną kalendorių.

Kalbant apie jūsų gyvenimą, tarp darbo irlaisvalaikis neturėtų būti dalijamasi. Šios jūsų gyvenimo sritys atspindi tai, kaip tvarkote savo laiką. Naudodamiesi dviem kalendoriais, jūs išsklaidysite dėmesį ir apsunkinsite laiko valdymą.

13. Naudokite ląstelių metodą.

Jo principas yra suskaidytikelis didelius laiko intervalus. Didžiausią našumą teikia ne mažiau kaip pusantros valandos segmentai. Tokių ląstelių skaičius gali svyruoti nuo trijų iki šešių. Paprasčiausias yra diena, susidedanti iš trijų ląstelių, atitinkančių ryto, pietų ir vakaro laikotarpius.

Laiko intervalai yra ne kas kita, kaip laimėjimų blokai, arba laikas, kai užsiimsite svarbiausiais reikalais.

Viena ląstelė nesupranta, kad ji yratik viena darbo užduotis. Jūs galite planuoti šį laikotarpį bet kokį atvejų skaičių. Pavyzdžiui, jei jūsų ryto langelio dydis yra trys valandos, galite numatyti keturias 15 minučių ir dviejų valandų užduotis. Sujunkite keletą nedidelių užduočių į 30 minučių blokus arba, dar geriau, padėkite juos į valandos langelius.

Jaučiasi mus užsiėmęmažos užduotys ir dideli blokai padeda formuoti apgalvotus planus ir sudaryti įspūdį, kad mes pasiekėme savo tikslą. Stenkitės neužpildyti ląstelių su įprastomis ar neproduktomomis užduotimis. Jei jums reikia daug laiko administraciniams reikalams, sukurkite jiems atskirą langelį. Turite būti produktyvus, o ne užsiėmęs. Ir nepamirškite apibendrinti kiekvieno intervalo pabaigos.

Ląstelių struktūrizavimas padės efektyviausiai panaudoti numatytų atvejų paskirstymo laiką. Ląstelėje turėtumėte padaryti kažką, kas jums tikrai svarbu.

• 
  ląstelė arba vakaras atsipalaidavimui;


• 
  ląstelė arba datos data;


• 
  ląstelė arba vakaras, skirtas asmeniniam augimui ar mokymuisi;


• 
  ląstelė arba vakarėlis, skirtas vaikams ir šeimai;


• 
  ryšių ląstelė;


• 
  ląstelė už darbą vėlai;


• 
  ląstelė eiti į kiną;


• 
  ląstelė mokymui.

14. Išmintingai naudok laisvą laiką.

Žiūrėdamas į ląsteles gausite idėją apiekiek tu turi laisvą laiką. Kiekvienas iš penkių darbo vakarų suteikia tris ar šešias valandas laisvo laiko. Tai penkiolika iki trisdešimt valandų per savaitę. Galite išleisti juos visko: atsipalaiduoti, bendrauti su šeima ir vaikais, papietauti restorane, eiti į filmus. Jei pridedate prie jų savaitgalį (tai dar trisdešimt šešios valandos arba papildomi šeši ar dvylika langelių), jūs gausite nuo penkiasdešimt iki septyniasdešimt šešių valandų laisvo laiko per savaitę! Tai jūsų laikas įgyvendinti įvairius projektus - pavyzdžiui, mokytis užsienio kalbos, rašyti knygas ir tt

Naudokitės šiais patarimais ir galėsitegerokai padidina jų produktyvumą, palaiko ramybę, lengviau kontroliuoja savo gyvenimus ir suteikia daugiau laisvo laiko sau ir savo artimiesiems!